Notre objectif est de faciliter le travail demandé par la production d’une évaluation d’un EHPAD (auto-évaluation ou évaluation externe)

➡️ En guidant et en automatisant la phase de préparation.

➡️ En fournissant en quelques clics

• un rapport au format SYNAE modifiable sous Word
• des outils de mesure de la qualité.

➡️ Tous ces outils sont des aides précieuses :

• ils sont adaptables très facilement aux exigences et aux observations du terrain ;
• ils sont un gain de temps très important dans conduite de l'évaluation
• Ils permettent un reporting rapide des données dans les grilles de SYNAE  (textes et cotations)

1. Le nouveau référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS de l’HAS (2020) restructure le cadre des évaluations

La HAS a construit un référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS structuré en trois chapitres : la personne, les professionnels, l’établissement / le service social ou médico-social (ESSMS). Afin de répondre aux enjeux et valeurs dans une approche "personne centrée", le référentiel d’évaluation est structuré comme suit : 3 chapitres − 13 thématiques − 38 objectifs − 189 critères.

Notre rapport intègre ces 3 chapitres − 13 thématiques − 38 objectifs − 189 critères ; il se conforme ainsi aux dernières recommandations de HAS.

Voir le texte en entier :

http://evallib.org/admin-login/2022_04_16_manuel_devaluation_de_la_qualite_essms.pdf

2. La plateforme SYNAE

Les évaluations doivent utiliser la plateforme SYNAE en renseignant 189 grilles. Le rapport est généré automatiquement

3. Rappel de la loi

Les évaluations des établissements sociaux et médico-sociaux sont cadrées par la loi no 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l'action.

4. Quelques rappels utiles

 Rappelons que la règlementation a changé. 

• Article Annexe 3-10 du 1 février 2012 du CASF. Modifié par Décret n°2012-147 du 30 janvier 2012 - art. 3 et Abrogé par Décret n°2022-695 du 26 avril 2022 - art. 1

• Procédure d'évaluation publiée par la HAS le 13 mai 2022
  « Le référentiel répertorie les exigences à satisfaire par l’ESSMS et les éléments nécessaires à leur évaluation. Les ESSMS sont encouragés à s’en servir comme outil de pilotage de leur démarche d’amélioration continue de la qualité et s’appuyer dessus pour réaliser leurs auto-évaluations de manière autonome.
  • Les organismes autorisés à réaliser des évaluations en ESSMS l’utiliseront pour la conduite de la visite d’évaluation. ».

« Prévoir consiste à projeter dans l’avenir ce qu’on a perçu dans le passé. » Henri Bergson

Les concepteurs de cette plateforme sont des professionnels qui ont une longue expérience de la direction d’établissements complexes à laquelle s’ajoutent des pratiques d’évaluation du fonctionnement de plusieurs types de structures, dont de nombreux EHPAD. La genèse de cette plateforme explique leur volonté d’apporter un service capable de réduire au maximum le temps de travail des directions, que ce soit celui des organismes évaluateurs ou celui des établissements.

Ainsi cette plateforme demande peu de saisie, l’essentiel étant généré automatiquement.

Sur le plan pratique, le travail de l’organisme évaluateur et des acteurs de l’établissement se réduit à la lecture des indicateurs fournis et à l’ajustement des propositions apportées par le rapport proposé.

Ainsi libérés des tâches fastidieuses de rédaction, la dimension humaine de l’évaluation reprend toute sa place, ce qui, in fine, est notre objectif.

Quelle est la nature des données nécessaires pour réaliser une évaluation conforme à la loi et aux recommandations de la Haute Autorité de Santé ?

D’une façon générale ces données sont toujours de deux types :

• Les données objectives qui informent sur les conditions d’accueil des usagers (matérielles et humaines)
• Les données subjectives qui renseignent sur la qualité du relationnel au sein de l’EHPAD.

Pour la saisie des données objectives nous avons créé un outil le plus commode possible. Les données sont saisies à l'aide de cases à renseignées dans un tableau informatique. Pour plus de facilité, elles peuvent être saisies par différents services (organisme évaluateur, direction, secrétariat, médecin ou infirmiers coordinateurs, animateurs, etc.) évitant ainsi une charge trop lourde pour chaque personne impliquée dans l'évaluation.

La récolte des données subjectives se fait automatiquement à travers deux questionnaires. Un questionnaire envoyé à chaque usager (résidents et familles) et un autre à chaque personnel.

La méthode que nous utilisons permet de synthétiser automatiquement les données objectives et les données subjectives pour proposer un rapport d'évaluation conforme à la règlementation. Nous avons pu obtenir ce résultat grâce à un outil de traitement des données que nous avons mises au point. Cet outil associée des techniques statistiques et d’intelligence artificielle.

Une fois les données objectives saisies et les questionnaires renseignés par les usagers et les personnels, les fiches SYNAE sont générées automatiquement sous le format Word.

La plateforme produit les 156 fiches avec leurs cotations.

Chaque fiche fait un rappel du manuel d’évaluation de la qualité des établissements édité par la AHS.

Les « Cotations » et les « Observations » sont remplies à la suite.

Ces fiches sont un support de travail fiable qui doivent être contrôlées et adaptées si nécessaire lors du déroulement des trois méthodes de travail demandées par la HAS :

• la méthode de l’accompagné traceur
• la méthode du traceur cible
• la méthode de l’audit système

Une fois les fiches finalisées, il suffit d’une paire d’heure pour copier chaque fiche et leurs cotations dans SYNAE et obtenir le rapport final.

Cette façon de faire comporte trois intérêts majeurs :

• Un gain de temps de 40% la première année et de 80% la seconde
• Une base de travail fiable
• Des outils de management qui peuvent servir de preuves juridiques en cas de contestation du rapport

Nos contrats sont sur un an, ce qui laisse suffisamment de temps pour préparer l’auto-évaluation finale.

Les avantages que présente cette plateforme sont :

• Dès que le contrat est pris, tous les outils sont disponibles pour l’EHPAD pendant un ans et autant de fois que l’on veut. En particulier les enquêtes de satisfaction sont renouvelables plusieurs fois.
• Les indicateurs de fonctionnement et la proposition des grilles SYNAE sont opérationnels après quelques heures de travail
• Les fiches SYNAE et leurs cotations sont totalement rédigée dès le début du processus d’évaluation. Le travail d’évaluation, pour chaque grille, peut s’appuyer sur le texte préformé et les cotations proposées. En général les ajustements restent la marge. et évitent d’interminables discussions chronophages.
• Le remplissage des grilles SYNAE se fait par copié-collé et se réalise rapidement
• Le document généré par la plateforme comporte en plus des grilles SYNAE une liste de toutes les documentations et les données utilisées, grâce à la saisie des données objectives faite en amont.

Pour disposer d’outils pratiques de management, la direction a besoin de savoir si les missions qui lui sont confiées par l’État sont réalisées le mieux possible compte tenu des conditions matérielles dont elle dispose.

Pour arriver à ce résultats deux types d'indicateurs sont utiles : les indicateurs objectifs et les indicateurs relationnels.

Les indicateurs objectifs sont déjà à la disposition des directions qui connaissent les contraintes de leurs établissements. En cas de difficulté, il est facile de trouver sur internet les normes en vigueur sur tel ou telle organisation. Par exemple la taille standard des chambres ou la moyenne des GMP en France et même par région. Quant aux indicateurs liés aux soins, ils doivent être obligatoirement suivis avec rigueur (donc disponibles pour la direction) par le médecin coordinateur.

Les indicateurs relationnels ont pour objectif d’apporter une aide au management. La direction a besoin de savoir si le ressenti, positif ou négatif, des usagers ou des personnels, correspond ou non à une réalité qu’il faut prendre en compte. La problématique est la même pour les organismes habilités qui ont en charge les évaluations.

L’information sur le vécu des usagers et des personnels peut venir de trois sources au moins :

• la rumeur et le « on dit » ;
• les entretiens individualisés ;
• des questionnaires.

La rumeur est toujours importante et arrive naturellement aux oreilles de la direction mais elle est peu utile dans une démarche rigoureuse d’évaluation. Les entretiens sont à organiser lors d’une évaluation. Leur mise en place est une bonne approche pour valider les affirmations, approche qui ne permet pas cependant de créer des indicateurs. Seuls les questionnaires donnent des indications relationnelles chiffrables.

Sur quoi doivent porter ces indicateurs construits à partir des réponses des différents acteurs ?

Prioritairement ils doivent permettre de savoir si les missions confiées aux EHPAD par l’État, sont réalisées d’une façon satisfaisante du point de vue des usagers et des professionnels. Leur interprétation est complexe. Les outils que nous avons mis au point permettent une interprétation automatique et fiable de résultats issus des questionnaires.

Le premier outil que nous avons construit pour rendre intelligible les résultats est une batterie de cadrans. Pourquoi des cadrans ? Ils sont faciles à lire et donnent rapidement une information très riche. Ce sont d’excellents outils de communication, très intuitifs.

L’organisation de ces cadrans nous a amenés à en construire 24, deux pour chaque mission des EHPAD.

Le cadran de gauche répond à la question : compte tenu de l’attendu, pour la mission considérée, l’établissement est-il en bonne ou en mauvaise situation ?

Le cadran de droite répond à la question : compte tenu de l’attendu, pour la mission considérée, l’établissement a-t-il des marges de progrès.

On peut alors se demander : pourquoi alors avoir mis deux cadrans qui donnent apparemment la même information ? C’est parce que toutes les situations ne sont pas similaires. Il y a des situations où la bande passante du cadran de droite est trop étroite. De ce fait tout progrès significatif est impossible et tout effort quasiment inefficace.

Ces cadrans ne sont pas suffisants pour donner une image claire du fonctionnement des services. C’est pourquoi nous avons construit un autre outil d’analyse plus détaillé : le tableau de bord relationnel ci-dessous.

Le premier cercle : les usagers

Le second cercle : les personnels

Le troisième cercle : l'établissement

Ce tableau de bord relationnel fait apparaître les points forts et les points faibles de l’établissement, service par service. C’est un outil efficace pour cibler les remédiations nécessaires dans le cadre d’une amélioration continue de la qualité. Donc dans la phase qui précède la production du rapport d’évaluation remis aux autorités de tutelle chaque 5 ans.

Les résultats de ces deux outils sont imprimables.

Quant au rapport d’évaluation, qui se génère en un clic, il reprend tous ces résultats en les développant davantage suivant le référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS construit par l’Haute Autorité de Santé. Il est sous le format « Word », donc modifiable et imprimable.

Pour faire fonctionner la plateforme, il faut saisir les données objectives et envoyer des questionnaires aux usagers et aux personnels par mails.

Pour les données objectives la saisie se fait sur ordinateurs par l’équipe de direction, le médecin coordinateur et/ou le secrétariat.

La préparation de la diffusion des questionnaires, passe par la création sous Excel de deux fichiers ; un pour les usagers et un pour les personnels. Ces fichiers sont une liste des prénoms et des noms (ou pseudos) des destinataires ainsi que leurs mail. Pour les résidents n'ayant pas de mail une possibilité de saisie des réponses aux questionnaire est prévue au sein de l'EHPAD.

Nous estimons ce travail de préparation à environ 3 heures.

Ensuite tout se fait automatiquement et les résultats ainsi que le rapport d’auto-évaluation se génèrent en quelques clics.

La récolte de données est incontournable si on désire fournir des outils de management efficaces et un rapport d’évaluation de qualité.

Pour ce faire, toutes les précautions pour protéger les données individuelles ont été prises.

Le données objectives ne sont accessibles qu’à l'organisme habilité qui réalise l'évaluation et à la direction et concernent les informations générales sur l’EHPAD.

La récolte des données subjectives sont traitées avec une sécurité absolue pour le respect de la vie privée des usagers et des personnels :

• Nous nous interdisons formellement de communiquer à quiconque les adresses mails utilisés .
• Les récupérations des données sont uniquement statistiques et empêchent de savoir ce qu’un individu a répondu, assurant ainsi un réel anonymat.
• Enfin pour que l’exploitation des données soit raisonnable, la direction a accès aux premiers résultats de l’évaluation que si 50% des professionnels et 40% des usagers ont répondu (valeurs établies sur l’expérience de terrain)

Nos tarifs sont basés sur le nombre de lits proposés par l’EHPAD.

L'abonnement mensuel est de 2 EUROS par résident (*)  ou 20 EUROS pour une durée d'un an 

Le contrat comporte :

-- la production de la proposition du rapport d'évaluation au format SYNAE
-- les outils de management (tableau de bord relationnel, cadrans)

Vous pouvez vous inscrire gratuitement sur le site pour une période de 15 jours

N'hésitez pas de nous contacter par mail à : contact@evallib.fr en nous fournissant votre nom, celui de votre organisme et un numéro de téléphone.

Nous vous appellerons dans un délai de 2 jours et vous proposerons de vous guider par téléphone lors de votre connexion.

(*) Contrat sur un an

(*) Conditions particulières pour les professionnels de l'évaluation : nous contacter